Sistem payroll adalah salah satu tugas paling penting dalam setiap perusahaan. Manajemen keuangan yang baik tidak hanya tergantung pada kesejahteraan keuangan organisasi, tetapi juga pada lingkungan kerja yang baik. Meski begitu, upaya tersebut bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, dan bagi banyak UKM hal itu juga melibatkan investasi waktu serta upaya yang cukup besar. Itu sebabnya perusahaan memutuskan untuk menggunakan program yang membantu mereka dalam mengelola keuangan.
Adanya program tersebut tentunya akan sangat membantu dalam proses penggajian perusahaan dan memungkinkan perusahaan dalam memfokuskan goal perusahaan untuk terus tumbuh dan mengatasi tantangan di masa yang akan dating.
Keuntungan utama dari software payroll itu sendiri yaitu membantu dalam merampingkan proses manajemen penggajian, menghemat waktu dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan pada slip gaji. Ketika memilih software payroll untuk bisnis Anda, ada sejumlah hal yang perlu diingat untuk memastikan bahwa program tersebut bisa menjadi solusi yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.
Lalu bagaimana cara memilih software payroll yang sempurna untuk perusahaan Anda? Beberapa tips dibawah ini akan membantu Anda dalam memprtimbangkan pemilihan software payroll yang ssuai dengan industri tempat Anda beroperasi.
Jumlah perusahaan dan pengguna
Jika perusahaan Anda adalah perusahaan yang melakukan penggajian untuk banyak perusahaan atau klien, maka bayangkan berapa banyak waktu yang diperlukan dalam memproses penggajian untuk setiap perusahaan yang berbeda? Maka dari itu sangat penting untuk memastikan bahwa setiap software yang akan yang Anda beli memiliki lisensi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Begitu juga jika Anda berencana untuk mengelola payroll hanya untuk perusahaan Anda, dan ingin menginstall software pada server yang memungkinkan banyak pengguna dapat mengaksesnya melalui jaringan lokal atau bahkan dari jarak jauh, pastikan Anda memilih paket software payroll yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Jumlah karyawan
Berapa banyak karyawan yang Anda butuhkan untuk memproses penggajian pada tahun ini? Ketika mengerjakannya, Anda harus menyertakannya dengan musim-musim (seasonality) tertentu dan kinerja dari karyawan tersebut.
Hal lain yang perlu Anda lakukan adalah untuk menyertakan karyawan baru dan karyawan yang sudah resign. Hal itu dikarenakan jika seseorang telah resign dari perusahaan, perincian dari karyawan tersebut harus tetap ada pada software payroll Anda sebagai laporan tahunan.
Frekuensi dan jenis penggajian
Bagaimana sistem perusahaan Anda dalam membayar gaji karyawan? Apakah dengan sistem mingguan, bulanan, atau setiap dua minggu? Lalu, apakah setiap karyawan dibayar dengan cara yang sama atau beberapa karyawan lainnya dibayar bulanan atau bahkan mingguan? Hal-hal tersebut layak untuk Anda pertimbangkan sebelum memilih software payroll yang tepat. Jangan lupa untuk mempertimbangkan bagaimana sistem penghitungan liburan karyawan. Pastikan untuk memeriksa bahwa software payroll yang ingin Anda gunakan dapat memenuhi frekuensi penggajian dan jenis penggajian yang Anda butuhkan.
Jenis slip pembayaran yang akan digunakan
Poin lain yang perlu dipikirkan adalah apakah Anda akan memilih slip pembayaran dengan cara yang aman atau dengan cara membeli amplop untuk menempatkan slip pembayaran secara reguler. Lalu apakah Anda perlu memposting slip pembayaran kepada karyawan? Ingatlah untuk memperhitungkan biaya ongkos kirim dan amplop, serta cari tahu berapa biaya yang akan terpakai per minggu, bulan dan tahun.
Jika Anda lebih suka mengirim slip gaji melalui email kepada karyawan, maka Anda harus memastikan keamanan dari software payroll yang akan Anda gunakan.
Mematuhi undang-undang
Selain dari undang-undang penggajian secara umum, Anda juga harus memperhatikan apakah ada undang-undang lain yang harus dipatuhi oleh sebuah perusahaan. Hal tersebut sangat penting dalam mempertimbangkan dan memastikan bahwa software payroll apa pun yang akan Anda gunakan sesuai dengan standar hukum yang berlaku.
Mudah di akses
Pastikan software payroll yang akan Anda gunakan dalam perusahaan dapat mengakses semua informasi dari manapun Anda berada, kapan pun Anda inginkan, baik dari komputer, tablet, atau ponsel Anda. Ini adalah salah satu fitur yang paling menarik karena Anda memiliki semua informasi tentang perusahaan Anda dan bisa melakukan proses penggajian dari mana saja dan kapan saja.
Mencoba sebelum membelinya
Jika Anda mempertimbangkan banyak software payroll, terutama yang belum pernah Anda gunakan sebelumnya, mencobanya sebelum membeli akan membantu Anda untuk mengevaluasinya terhadap kebutuhan perusahaan.
Biasanya penyedia software menawarkan masa uji coba yang memungkinkan Anda untuk menguji dan menggunakan perangkat lunak sebelum membelinya.
Tingkat keamanan yang baik
Ketika berbicara tentang data pribadi, kontrak dan penggajian, itu berarti Anda sedang membahas informasi sensitif dan harus diperlakukan dengan sangat hati-hati. Program yang Anda pilih harus mematuhi semua protokol keamanan dan memastikan privasi semua data sehingga karyawan dan perusahaan dapat mengelola semua dokumen tanpa ada rasa khawatir.
Mengelola penggajian untuk karyawan setiap bulannya tentunya tidak mudah. Maka dari itu dengan adanya software payroll akan sangat membantu perusahaan Anda dalam melakukan proses penggajian menjadi lebih efektif dan efisien. Namun jika Anda sampai salah memilih software, maka proses penggajian akan menjadi mimpi buruk. Software payroll yang adalah software yang mampu mengoptimalkan waktu dan meningkatkan produktivitas perusahaan.